Адаптация нового сотрудника (часть.1)

Адаптация нового сотрудника (часть.1)

Итак, к вам пришел на работу новый сотрудник. Вы его (или их) выбрали среди всех остальных, но что же дальше??

А дальше начинается процесс, который, по сути, может сократить текучку кадров -это процесс адаптации. Часто именно этот этап работы очень недооценивается в компании, особенно это относится к малом и среднему бизнесу, так как в больших компаниях есть службы, отвечающие за найм и адаптацию персонала, но даже в них не происходит все гладко.


Для любого человека перемены-это стресс и новая работа не исключение.


Он должен привыкнуть к новым правилам игры в новой компании, познакомиться и привыкнуть к новому коллективу, узнать правила, по которым живет компания.

И для того, новый сотрудник быстрее влился в коллектив и начал с максимальной эффективностью работать, руководству компании следует обратить внимание на такую серьезную процедуру, как адаптация.


В нашей практике бывали случаи, когда именно недостаточное внимание к процессу адаптации в компании привело к потере интересных и полезных работников.


Часто бывает так, человек приходит на работу, но никто даже толком ему не показывает, где его рабочее место, что он должен делать, какой режим работы и т.д. от растерянности и неопределенности он уходит искать новое место «под солнцем».

Или вот ситуация человек приходит, ему дают стол и говорят – работай, а что работай, как работай не понятно, в такой ситуации конечно «выживают» те, кто сумел приспособиться.

Программы адаптации на различных предприятиях выглядят по-разному, ведь они разрабатываются с учетом особенностей этих компаний, но цель у всех одна - тщательный подход к новому сотруднику, чтобы сделать адаптацию наиболее эффективной и комфортной.


Приведем вам пример стандартной программы адаптации для новых сотрудников на своем рабочем месте.


Программа введения в должность.

Программа введения в должность имеет достаточно общий характер. Содержание программы зависит от следующих условий:

  • содержание работы нового сотрудника;
  • статус и уровень ответственности;
  • личные особенности работника;
  • рабочее окружение.

Участники программы:

  • Линейный руководитель обеспечивает создание и реализацию программы введения в должность.
  • Сотрудники, которые могут оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудников.
  • Коллеги, работающие в одном отделе или смежных подразделений.

Организация процедуры

Мы обычно рекомендуем начать первый рабочий день нового сотрудника немного позже, чем обычно, чтобы все сотрудники уже были на своих местах и занимались своей непосредственной работой. Это позволит завершить все формальности, без суеты и спешки. Обычно новый сотрудник посещает отдел кадров и в первую очередь обеспечивает заполнение необходимых документов.

После этого новый сотрудник знакомится со своим куратором (не обязательно непосредственного руководителя), это человек, который отвечает за реализацию программы адаптации. На этот элемент хочется обратить особое внимание, так как часто вовсе упускается из виду.


Очень важно, чтобы был назначен ответственный (куратор) за адаптацию нового сотрудника, и он персонально несет ответственность за, то чтобы человек быстро и эффективно влился в коллектив и начал продуктивно работать. В системе мотивации , куратору полагаются дополнительные бонусы за успешную адаптацию сотрудника.


Итак, с куратором определись, что же дальше?

А далее, новый сотрудник получает нужные ему для работы материалы (материалы готовятся заранее, чтобы не было потери времени и лишней суеты), затем он направляется на свое рабочее место (которое к слову должно быть полностью готово и определено заранее) и куратор представляет его коллегам.

И только после этого они начинают знакомить его с организацией.

Список нужных тем, по которым нужно провести обучение с сотрудником, мы описали ниже:

  • Подробная история компании и ее развитие;
  • Органы управления и организационная структура;
  • Наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т.д.);
  • Описание бизнеса предприятия;
  • Правила работы с клиентами;
  • Содержание работы, описание работы, пределы полномочий, ответственность;
  • Система качества;
  • Сотрудничество с другими отделами или людьми;
  • Правила по охране труда на предприятии (инструкция);
  • Перечень документов, которые новый сотрудник должен изучить в первую очередь;
  • Задачи на испытательный срок.

Одним из возможных и эффективных способов предоставления информации о продукте, о компании, является создание документа, состоящего из обычных рекламных материалов и материалов, подготовленных специально для конкретного работника.


Желательно, чтобы процесс адаптации завершился тогда, когда можно подвести предварительные итоги адаптационного периода и понять какие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника нужно запланировать.

Чек-лист необходимых действий при приходе нового сотрудника и его первичной адаптации:

Действие

 

Описание работы по должности готово и соответствует действительности (функционал, права, обязанности);

 

Определить официального наставника (куратора) по адаптации

 

Договориться с кем-то из его будущих коллег о неформальной помощи

 

Проверить готовность рабочего место

 

Дать предварительную информацию всем сотрудникам о прибытии нового сотрудника;

 

Подготовить все информационные материалы, которые будут переданы сотруднику в первый рабочий день;

 

Подготовить необходимые административные процедуры; (перечень документов в ОК, анкеты и т.д.)

 

Расписать задачи испытательного срока с критериями оценки

 

Написать расписание встреч с сотрудниками, взаимодействие с которыми необходимо в работе нового сотрудника

 

Позвонить сотруднику за день до его официального начала работы и убедиться, что все в порядке.

 

Первый день:

  • вместе с новым работником изучить его трудовые обязанности;
  • объяснить требования конфиденциальности информации;
  • объяснить правила внутреннего распорядка;
  • обсудить стиль управления, особенности культуры, традиций, норм и т.д., принятой в организации;
  • ознакомить его с основными процедурами и политикой в области человеческих ресурсов;
  • познакомить его с организационной структурой и структурой подчиненности (если это необходимо);
  • ознакомить с инструкцией правил охраны труда;
  • ознакомить с инструкцией по оказанию первой медицинской помощи;
  • ознакомить его с процедурой коммуникаций с коллегами, руководством и клиентами
  • ознакомить его с требованиями к внешнему виду;
  • ознакомить его с требованиями систем охраны, открытия и закрытия офиса;
  • объяснить систему подчиненности;
  • дать ему информацию личного характера: расположение столовой, туалеты, комната для отдыха, место для курения, и т.д.;
  • дать ему информацию о традициях отдела или группы, в которых работник будет работать.

До конца периода адаптации:

  • познакомить его со специальными процедурами, которые свойственны его специфике работы;
  • ознакомить его с особенностями его работы в отделе или организации;
  • анализировать компетенцию и разработать индивидуальную программу перспективного обучения;
  • объяснить, как работает административная система организации, используемые правила и процедуры;
  • ознакомить его с требованиями и стандартами работы;
  • ознакомить его с системой отчетов.

Поскольку процедура адаптации не регулируется какими-либо специальными правовыми нормами все изложенное выше, имеет добровольный характер. Для каждой организации эта процедура имеет исключительно индивидуальный характер, и это внутреннее дело организации решить, чтобы они хотели добавить, а что удалить. Отдельная тема, которая также относится к периоду адаптации - это задачи испытательного срока, которые мы рассмотрим во второй части статьи.

Система комментирования SigComments