Эффективное совещание онлайн

Если подготовка, организация и проведение встречи «хромают» на ней с каждым разом будет все меньше участников.

Даже если вы в принудительном порядке заставите присутствовать - люди будут увлеченно заниматься своими делами. Сидя за компьютером, номинально присутствуя в группе, но фактически полностью от ее отключены.

 

А если у человека будет возможность не приходить - он не придет после вашей первой ошибки (сейчас полно альтернатив, где, с кем и как работать - рынок перенасыщен).

 

Ниже приведен самый минимум рекомендаций, ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ к исполнению, чтобы не терять лояльность аудитории и не остаться на встрече самому с собой.

 

 

1. Тестируйте разные площадки, изучайте, смотрите, подбирайте под свои нужды (количество людей, уровень интернета, манера проведения) — это важно. Определите текстовую группу и проверьте все нюансы — это займет день времени, но вы будете технически готовы

2. Время и доступы высылаются минимум за 1 день до начала встречи.

Формат:

• Дата проведения:
• Время проведение: с ____ по_____
• Ссылка на место проведения:
• Логин:
• Пароль:
• Вход в кабинет за 15 минут до начала встречи

 

2. Программа встречи рассылается заранее всем участникам, а также (не позднее, чем за 15 минут до начала встречи вывешивается в онлайн кабинете)

 

3. За 15 минут до начала встречи - полное дублирование информации из пункта 1.

4. За 5 минут - напоминание, что начнем через 5 минут и тестирование звука/видео/подгрузки картинок в онлайн кабинете.

5. Если вы обозначаете начало в 9-00 - начинайте не позже 9-05, лучше в 9-00. Потому что, если вы будете ждать опоздавших, кто пришли вовремя сегодня - поймут, что приходить вовремя = терять свою время и придут с опозданием и так время проведения будет смещаться все позже и позже. Ответственные отвалятся, а «опоздуны» будут приходить, когда захотят.

6. Ведущему/модератору/организаторы категорически нельзя начинать/пробовать/заходить за 5 минут до начала встречи, в 50% случаев будет провал, и вы не успеете до начала его поправить!!!  Минимум за 30 минут должно быть все готово!  Люди, которые зайдут раньше времени должны увидеть заставку и работающий кабинет, а не табличку «Ожидайте»

7. Обязательно определен модератор. Это он напоминает о начале, он помогает зайти тем, у кого не получилось, он отвечает на вопросы в чате, он записывает все вопросы к транслирующему, чтоб не потерять, он банит (удаляет/выключает) нарушителей порядка.

8. Никаких досок и минимум флипчатов. Работа через презентацию в power point, либо с планшета, на котором можно рисовать ручкой и транслировать на экран.

9. Если нужно что-то распечатать - пишите это ДО, дублируйте перед встречей и ВСЕГДА давайте ссылку или приложенный документ, который нужно печатать. Никто не будет его искать в переписках.

10. За 15 минут выложите план встречи, а еще лучше поставьте музыку/видео, настраивающее людей на будущую работу.

11. Сопроводительное письмо с просьбой не опаздывать.

Формат:

• Тогда-то пройдет встреча по такой-то теме (или темам),
• Тайминг (с__по__),
• Пройдет на такой-то платформе (ссылка),
• Заранее установите себе на компьютер программное обеспечение (ссылка),
• Подготовьте: наушники, ручку, блокнот,
• Вопросы к трансляторам пишем в онлайн чат, который находится там-то, вопросы готовим заранее.

Не опаздывайте, если опоздали у вас есть 2 варианта: зайти тихо, чтоб вас никто не заметил, либо не заходить вообще. И уж точно не писать после начала встречи: «у меня не получается, а про что тут говорили» … и тп

 

12. Если встречи проводятся системно и в одно и то же время - все равно дублируем и программу, и время, и доступы (ничего не оптимизируем)

13. Во время проведения - обязательно нужна структура презентации (лучше, подготовленная и выложенная в кабинете презентация) с основными тезисами.

14. Одновременно микрофон работает только у транслятора, для того чтобы задать вопрос голосом участник должен подать определенный знак (часто в онлайн кабинете есть возможность поднять руку) и тогда модератор дает ему право говорить. Но, ВСЕГДА, с микрофоном только один человек.

15. Для того, чтоб остальные не уснули - периодически задавать людям вопросы, чтоб они писали ответы в чате (лучше, чтоб это был не вопрос: «меня слышно?»))

16. Добавляйте интерактив -  видео, вопрос-ответ, вставки других людей, убирайте монотонные рассказы

 

17. Если платформа используется впервые ДО начала основных действий модератор поясняет, как пользоваться платформой и правила проведения онлайн встречи. Вариант «мы тут пока сами ниче не понимаем пока», говорит только о вашей некомпетентности и никак не помогает людям.

18. Проплачивайте, тестируйте, выбирайте и изучайте платформу ДО назначения встречи. Лучше пусть это сделают два человека и потратят 2 часа, чем потом в чате будут сидеть 20 и тратить 20 часов, уважайте людей и берегите время.

19. Проверяйте интернет, меняйте локацию, если ваш интернет слабый. Имейте второй канал интернета (дублирующий), как минимум мобильный телефон с функцией раздачи интернета

20. Не начинайте (лучше перенесите встречу, если у вас проблемы со связью, или подготовкой)

21. В конце встречи - резюмируют все достигнутые договоренности, оставшиеся вопросы и даты ответов на них, обозначается даты, время, темы, тайминг следующей встречи (в письменном виде)

22. Так же можно отвести время в конце встречи для неформального общения (не более 15 минут)