Выполнение поставленных задач сотрудниками.

Выполнение задач.

Каждый предприниматель задаётся вопросом “как добиться чёткого исполнения поставленных задач?”.

Ведь практически все подчинённые забывают о них через время, вспоминая о них через пару дней, недель, месяцев, или вовсе не вспоминают.

задачи
Этот вопрос является основным для любого бизнеса, не внедрившего систему самоконтроля.
Согласитесь, тратить время на контроль исполнения сотрудниками поставленных задач - непозволительная роскошь!


Каждый бизнес растёт, и во время этого роста должна произойти сепарация бизнеса от собственника. Чем крупнее бизнес - тем меньшую часть может контролировать владелец, что говорит о необходимости внедрения системы самоконтроля, но как?

определите срок

 

  • В первую очередь ставьте чёткие цели, например не “хорошо звонить”, а “выполнить 100 звонков за неделю и предоставить отчёт” или же “выполнить 30 звонков, которые привели клиента в компанию”.
  • Обозначать сроки- день, неделя, месяц. Главное, чтобы поставленные цели были выполнимы в этот срок. Сотрудник чисто физически не выполнит 1000 звонков за день, но сможет сделать это в течение нескольких недель.
  • Нужно чётко указать результат- клиенты, приведённые в фирму, прибыль, повышение престижа, гласность фирмы и т.д.
  • Все задачи визуализируйте. Конечно, график, висящий на стене собственника компании это хорошо, но держим во внимании забывчивость сотрудников. Выход- электронный документооборот или печать на бумаге поставленных задач и сроков, желательно не просто ознакомить с ними сотрудника- но и получить подпись в графе “с задачами ознакомлен, к исполнению принял”.

Таким образом, сотрудник понимает, что озвученные цели не просто формальность, он чувствует ответственность и не сможет “выкинуть” из головы поставленные задачи. По поставленным задачам слудет проводить тестирование, проверять отчёты. Это нужно для понимания, выполнил ли сотрудник поставленные перед ним задачи. В таком случае сотрудник сам будет заинтересован решить эти задачи.

Рассмотрим вариант, сотрудник на испытательном сроке и к нему  приставлен наставник (например, над специалистом отдела стоит начальник отдела). В таком случае, выплачивайте бонусы начальнику отдела не за сопровождение специалиста в течение испытательного срока, а за решение конкретных задач из списка поставленных целей.

Мы  зациклили систему: сотрудник заинтересован научиться и выполнить задачи, наставник заинтересован в том, чтобы научить сотрудника закрывать эти задачи. Роль руководителя - проверка. Мы уже непосредственно не участвуем в выполнении задачи, только контролируем её закрытие и оплачиваем наставнику при условии выполнения поставленных задач новым сотрудником. Таким образом создали мотивацию у ещё двух сотрудников, не считая себя.


Еженедельная проверка выполнения мелких и контрольные срезы крупных задач - прямая обязанность руководителя. Благодаря этому видим, как исполняется поставленная цель и насколько правильно это происходит.
Если видим ошибки – в первую очередь нужно понять, откуда они исходят. Не стоит сразу лишать сотрудника премии или делать выговор. Бывает, что основной причиной является сам руководитель. Распостраненная причина, особенно в малом бизнесе – “закидывание” своих сотрудников большим количеством задач. Необходимо помнить, что время в сутках ограничено, а людям свойственно уставать. Лучше выполнить меньший объём, но качественно, чем больший с браком или с последующим снижением работоспособности.
Ставить реальные задачи и выполнимые сроки – то, что нужно научиться делать каждому руководителю.

Следующий момент – отсутствие необходимых компетенций у сотрудника. Каждый должен быть на своём месте и заставить call-менеджера  качественно вести бух.учёт невозможно. Да, возможно, под страхом лишения премии или увольнения он может это сделать, но сколько там будет ошибок? И кому придётся их исправлять? Правильно, вам!


Без проблем, можно отправить на дополнительное обучение этого сотрудника, вложить в него деньги, потратить драгоценное время, но не будет ли выгоднее нанять бухгалтера?  Каждый из людей наделён своими качествами, физическими и психологическими. Чисто физически не сможет человек без рук работать на печатной машинке. Также, человек с психотипом менеджера по продажам не сможет выполнять функции бухгалтера.

Следующий вопрос: как контролировать сотрудника при внедрении новых задач?

Планёрка, допустим – еженедельная, сотрудник справляется с задачами – всё супер! А если не справляется – не нужно лишать его мотивации отбирая часть зарплаты или вовсе увольняя его. Замените вопрос “почему ты это не сделал?” на вопрос “чего тебе не хватило, чтобы это сделать?”. Не ругайте сотрудника не разобравшись в ситуации. Возможно, что именно обстоятельства помешали ему выполнить задачу. Мы должны всегда держать в голове то, что он не “забыл распечатать отчёт”, а “кончилась бумага, за закупку которой ответственен другой сотрудник”. Сначала разберитесь в ситуации, а только потом предпринимайте действия!

Допустим, сотрудник объяснил почему не получилось выполнить. Следующие вопросы: “какие планы для выполнения этой задачи?” и “будет ли эта задача выполнена к следующей неделе?”.

Вероятно, что после таких вопросов сотрудник почувствует некий дискомфорт, относительно коллег, выполнивших задачи. Это будет являться дополнительным стимулом приложить больше усилий и подготовиться к следующей планёрке, выполнить все поставленные задачи и отчитаться об успешном выполнении.
Наша задача: не демотивировать сотрудников, а мотивировать. Большинство людей не так остро реагируют на лишение премии, как на собственный дискомфорт во время таких проверок.
Главное: не наказать человека, а выяснить, почему он не справляется, а после устранить эту причину.

 Скачать: 
Поделиться: